Politique de confidentialité

Code sur la protection des renseignements personnels

Nous sommes engagés à respecter et à protéger la vie privée de nos clients et la confidentialité de leurs renseignements personnels. Nous voulons que vous sachiez, en termes simples, pourquoi nous vous demandons des renseignements personnels, comment nous les utilisons pour établir et maintenir notre relation avec vous, comment nous veillons à la confidentialité de vos renseignements personnels et comment vous pouvez vous enquérir des renseignements que nous détenons sur vous.

Le présent code s’applique aux activités de Beutel, Goodman & Company Ltée et à ses sociétés affiliées, pour tous les services et produits que nous offrons à nos clients. Dans le présent code, « nous », « notre » et « nos » font référence à Beutel, Goodman & Company Ltd.

Responsabilités des employés

Chacun de nos employés est responsable de préserver la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels il a accès. Au nombre de leurs conditions d’embauche, nos employés sont tenus de signer une entente contraignante confirmant cette responsabilité.

Nous gardons nos employés informés des politiques et des procédures visant à protéger les renseignements personnels et nous insistons sur l’importance de s’y conformer.

Beutel Goodman a désigné le chef de la conformité en tant que personne responsable de la confidentialité. Toute question, demande ou plainte doit être transmise à la division de la Conformité.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Les termes « renseignement personnel » font référence aux renseignements qui vous identifient précisément en tant que personne. Ces renseignements comprennent l’information que vous nous fournissez ou que nous collectons auprès d’autres sources avec votre permission, par exemple votre nom, votre adresse, votre âge et votre sexe, vos données financières personnelles, vos numéros d’identification, y compris votre numéro d’assurance sociale, vos préférences et les renseignements sur votre emploi. Ils n’incluent pas le nom de l’entreprise pour qui vous travaillez, le titre de votre poste, l’adresse de votre bureau, votre numéro de téléphone pour le travail ni votre adresse électronique professionnelle, lesquels sont tous accessibles publiquement.

Pourquoi demandons-nous vos renseignements personnels?

Nous voulons vous aider à atteindre vos objectifs financiers, vous offrir un service à valeur ajoutée de façon continue et établir avec vous une relation financière durable qui évoluera et s’adaptera au rythme de vos besoins financiers.

Mieux nous vous connaissons, mieux nous pouvons vous servir. Nous ne recueillons vos renseignements personnels que dans le but de faire notre travail en ce qui a trait aux services que nous vous offrons. Nous vous demandons des renseignements personnels pour les raisons suivantes :

• vérifier votre identité et vous protéger des fraudes;
• comprendre vos objectifs et besoins financiers;
• déterminer la pertinence des produits et services pour vous;
• préparer et gérer les produits et services de placement qui pourraient vous intéresser;
• vous fournir des renseignements sur d’autres produits et services que vous nous avez demandés;
• nous conformer aux lois et règlements sur les valeurs mobilières.

Par exemple, dans le cas des comptes de gestion de placements discrétionnaires, nous demandons des renseignements personnels détaillés pour nous assurer que les produits de placement dans lesquels vous investissez sont pertinents pour vous et conviennent à votre situation. Certains renseignements que nous demandons et dont nous faisons usage, tant au moment de l’ouverture du compte qu’au moment d’effectuer une mise à jour, sont également nécessaires pour satisfaire aux exigences prévues par la loi ou aux règlements établis par les gouvernements fédéral et provinciaux, de même que d’autres organismes de réglementation.

En général, vous pouvez choisir de ne pas nous fournir l’un ou l’ensemble de vos renseignements personnels. Cependant, vous comprendrez qu’en faisant un tel choix, nous pourrions ne pas pouvoir vous offrir le produit de placement, le service ou le renseignement que vous avez demandé ou qui vous a été offert, ou qui sont généralement offerts à nos clients.

Obtenir, vérifier et consulter vos renseignements personnels

Nous obtenons vos renseignements personnels principalement auprès de vous. Nous pouvons également obtenir des données financières auprès d’autres sources avec votre consentement.

Si vous désirez revoir ou vérifier vos renseignements personnels, ou encore savoir à qui nous avons transmis ces renseignements comme nous le permet le présent code, vous pouvez communiquer avec nous à l’adresse indiquée à la fin du présent document. Le cas échéant, vous devrez nous donner des renseignements précis pour que nous puissions chercher les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et vous les transmettre.

Si nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements confidentiels, nous vous expliquerons toujours la raison.

Maintenir l’exactitude de vos renseignements personnels

Nous nous sommes engagés à maintenir l’exactitude de vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils sont utilisés pour les fins stipulées dans le présent code et dans la mesure où vous nous informez de toute modification. Pour nous aider à vous offrir le meilleur service possible, veuillez nous transmettre rapidement tout changement, tel qu’une nouvelle adresse ou un nouveau numéro de téléphone. Si vous constatez, à la révision de vos renseignements personnels, que des changements sont nécessaires, veuillez nous en aviser dès que possible. Nous ferons de notre mieux pour informer les tiers à qui nous pourrions avoir communiqué vos renseignements personnels de toute modification importante.

Si nous refusons d’apporter les modifications que vous demandez, vous aurez l’occasion de vous opposer à notre décision. Nous consignerons cette opposition et, le cas échéant, nous le divulguerons aux tiers qui pourraient également être en possession de ces informations.

Communication de vos renseignements personnels

Beutel Goodman ne vend pas vos renseignements personnels à des tiers et ne les divulgue pas, sauf dans les situations suivantes :

• dans le cadre de nos activités normales en ce qui a trait à l’ouverture, au maintien, à l’administration ou à la gestion de votre compte. Cela inclut l’envoi de documents, la numérisation des renseignements relatifs à votre compte dans les bases de données contenant les informations sur nos clients, le service à la clientèle (y compris les services rendus par des tiers en tant qu’agents ou affiliés), les services administratifs d’arrière-guichet (incluant les services de compensation et de règlement, l’envoi des relevés de compte et des revues, et les services comptables), pour l’audit et la production de statistiques;
• pour informer les entités au sein du groupe Beutel Goodman et des sociétés affiliées, dans le but de vous offrir un plus vaste éventail de services et de mieux répondre à vos attentes quant à notre service à la clientèle, de veiller à ce que la mise à jour de vos coordonnées soit traitée rapidement et de mener des activités de surveillance, de conformité et d’établissement de rapports, selon les lois applicables;
• pour informer notre avocat, dans le but d’obtenir des conseils juridiques;
• lorsque la loi l’autorise ou nous y oblige, notamment aux forces de l’ordre, aux organismes de réglementation des valeurs mobilières et aux organismes d’autoréglementation;
• pour les offres faites aux clients actuels ou possibles de Beutel Goodman, ou pour l’offre d’autres activités ou services promotionnels lancés par Beutel Goodman auquel cas : (A) le tiers offrant le service ou le produit aide Beutel Goodman ou participe d’une façon ou d’une autre à la prestation du service ou à l’exécution de l’offre; (B) Beutel Goodman a engagé un tiers pour la prestation du service ou l’exécution de l’offre, ou elle a une relation d’affaires continue avec ce tiers; (C) la prestation du service ou l’exécution de l’offre nécessite la divulgation de certains renseignements personnels restreints uniquement au tiers responsable du service ou de l’offre; D) les renseignements personnels divulgués ne sont utilisés que pour la prestation du service ou l’exécution de l’offre et le tiers accepte de ne pas divulguer ces informations à d’autres;(E)de façon colligée, pour la production de statistiques et de mesures sur les activités et opérations de Beutel Goodman.

En ouvrant ou en conservant un compte auprès de Beutel Goodman ou en utilisant nos services, vous consentez à la divulgation de vos renseignements personnels à des tiers dans les situations ou aux fins décrites précédemment.

Maintien de la confidentialité de vos renseignements personnels

Beutel Goodman prend les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels contre les pertes ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation et la modification non autorisés. Les précautions comprennent notamment la protection physique (armoires verrouillées et accès restreint à nos bureaux), des mesures organisationnelles (contrôles de sécurité) et des mesures technologiques (mots de passe et cryptage).

Dans les situations où nous faisons appel à des tiers pour vous offrir des services en notre nom, tels que des services administratifs ou le traitement d’ordres de bourse, ces tiers ne reçoivent que l’information nécessaire à la prestation de ces services. Nous avons conclu des contrats avec ces sociétés et elles sont ainsi tenues aux mêmes normes de confidentialité exemplaires que nous. Ces contrats prévoient entre autres que tout renseignement fourni par nous doit être conservé en toute confidentialité et ne peut être utilisé uniquement pour les fins prévues au contrat.

Nous suivons une démarche rigoureuse pour détruire, supprimer ou éliminer les renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus utiles aux fins du présent code ou en vertu de la loi.

Conservation de vos renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements tant qu’ils servent les fins stipulées dans le présent code. La durée de conservation de vos renseignements personnels dépend :

• du type de produit ou de service offert;
• de toute exigence prévue par la loi ou la réglementation.

Par exemple, nous devons être en mesure de répondre à chacune de vos questions, même si vous n’êtes plus client chez nous. Nous avons une politique de conservation qui régit la destruction des renseignements personnels.

Avis en cas d’atteinte à la sécurité des renseignements personnels

Nous informerons nos clients, le commissaire à la protection de la vie privée du Canada et, dans certains cas, d’autres parties, des organismes de réglementation ou d’autres entités, si la loi l’exige ou si nous croyons qu’il y a eu atteinte à la protection des renseignements personnels qui pourrait causer un préjudice important pour vous.

Votre choix

Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir l’un ou l’ensemble de vos renseignements personnels. Vous pouvez également nous retirer votre consentement quant à l’utilisation de vos renseignements personnels, tant que vous respectez les principes suivants :

• vous nous donnez un préavis écrit de soixante (60) jours;
• cela ne contrevient pas aux exigences prévues par la loi quant à l’utilisation de vos renseignements personnels;
• nous pouvons toujours respecter nos obligations contractuelles à votre égard.

Si vous préférez ne pas recevoir les offres pour les produits et services de Beutel Goodman qui pourraient vous intéresser, vous pouvez demander à ce que nous retirions votre nom de ces listes de clients.

Veuillez adresser toute question, demande ou plainte par écrit à cette adresse :

Conformité
Beutel, Goodman & Company Ltée
20, avenue Eglinton Ouest, bureau 2000
B.P. 2005
Toronto, Ontario
M4R 1K8
[email protected]